من المفترض أن تعقد الاجتماعات من أجل مناقشة أمور محددة، مقصود منها تصحيح أوضاع خاطئة، أو حدوث تراخي في العمل، أو لعرض خطة عمل. هناك في الواقع الكثير من الأهداف عند الدعوة لاجتماع.
لكن أحيانا يصبح الاجتماع روتينيا يحضره الموظفون في تثاقل ودون حماس، لأن ما يسمعنه في الغالب مكرر، وهو اعتراض على نتائج العمل، والمقصود بهم الموظفون طبعا.
لذلك، ومن أجل دعوة ناجحة لاجتماع أكثر فاعلية بشركتك، ومن أجل تحقيق نتائج جيدة، إليك 10 نصائح وطرق، من أجل عقد اجتماع ناجح تحقق فيه كل الأهداف المقصودة، ومن أجل رفع كفاءة شركتك، ومنح موظفيك الفرصة ليكونوا أكثر إيجابية.
1. هل أنت حقا بحاجة إلى هذا الاجتماع؟
هناك بعض الأمور التي يمكن إنجازها بالتواصل المباشر مع موظف أو أكثر. ولكن هناك أمور تستدعي التوجه للجميع في اجتماع واحد. حيث هناك طرق أخرى لتبادل الأفكار والتشاور والحصول على توافق في الآراء. حاول إجراء المناقشة عبر البريد الإلكتروني مثلا. تأكد أنك تحتاج فعلا للدعوة لذلك الاجتماع حفاظا على وقتك ووقت الشركة.
2. الاهتمام بوضع جدول أعمال الاجتماع
- لا تدخل اجتماعًا قط دون أن تعرف ما يدور حوله وما هي نقاط المناقشة. ثم بإعداد عناوين قوية تحدد كل نقطة من نقاط المناقشة، ومن سيتولى الرد عليها، والنتائج التي يجب الوصول إليها.
- قم بإرسال جدول الأعمال لجميع المشاركين قبل الاجتماع بوقت كاف حتى يتمكنوا من دراسته، وإعداد الردود والحلول المناسبة.
3. قم بدعوة من تحتاج إليه فقط
- ليس من المفترض توجيه الدعوة لجميع العاملين. يمكنك من خلال جدول الأعمال تحديد المسئولين المباشرين الذين سوف تحتاج إليهم في تنفيذ المطلوب. ذلك سوف يحافظ على وقت العمل.
- الحرص على أن يبدأ الاجتماع في موعده دون تأخير، وألا يمتد أكثر من الموعد المحدد له احتراما للوقت، وألا يؤثر الاجتماع على سير العمل.
4. اختر المكان المناسب
الاهتمام بتوفير مكان للاجتماع مناسب لعدد الحضور ولائقا بهم. يمكنك كسر الحواجز وإحداث شيء من التغيير بعقد الاجتماع في مقهى قريب إذا كان عدد المدعوين صغيرا. أما إن كان كبيرا، فيجب مراعاة أن يكون مناسبا لحضور الجميع دون إهمال أحد، وأن يكون بالقاعدة نوافذ، لأن قاعة الاجتماعات إذا كانت بلا نوافذ، فإنها تسبب شعورا بالانقباض، والاكتئاب.
5. حدد شخصا مسئولا
عليك تحديد شخصا يكون مسئولا عن إدارة الاجتماع، سكون ملما بكل التفاصيل، ويمتلك موهبة إدارة الحوار ببراعة، ولدية قوة الشخصية والحزم اللازمين لوضع الأمور في نصابها، والتدخل وقت اللزوم ليعيد المناقشة إلى مسارها إذا حدث خروج عن موضوع المناقشة.
6. الالتزام بالوقت المخصص لمناقشة كل موضوع
عند إعداد جدول الأعمال، سوف يكون محددا موضوعات المناقشة، مع تحديد الوقت المخصص لمناقشة كل موضوع. من المهم أيضا الالتزام بالوقت المحدد وعدم الخروج عنه، بحيث تتم مناقشة كل الموضوعات دون إهدار للوقت.
7. توزيع الاهتمام على الجميع بالتساوي
يجب أن يشعر الجميع أنه محل اهتمام، وأن يمتلك الفرصة كاملة لعرض وجهة نظره، دون أن يستأثر بالكلام قلة، ويضيع الفرصة على الآخرين.
8. تدوين محضر الاجتماع
من الضروري تكليف شخص بتدوين نقاط الاجتماع الرئيسية، وما دار بشأن المناقشات المختلفة، والنتائج التي تحققت خلال الاجتماع لتكون مرجعا للجميع، ودليل عمل للاجتماع التالي.
9. استخدم طرقا حديثة للعرض
من اجل تحقيق تفاعل جيد مع الاجتماع، يمكنك الاستعانة بوسائل العرض المصورة، تعرض من خلالها أرقام أو ميزانيات، أو بعض الإنجازات. يمكنك إعداد مقدمة قصيرة ولكنها ملهمة لتكون محورا للنقاش.
10.لا تجعل النهايات مفتوحة
عندما تقوم بمناقشة نقطة ما، كن حريصا على ألا تنتقل إلى نقط جديدة قبل أن تحسم قرار النقطة الحالية. لا ينبغي أن تمر نقطة دون اتخاذ قرار بشأنها.